CC là gì? Phân biệt CC và BCC trong email

Email là phương tiện giao tiếp chủ yếu trong các hoạt động kinh doanh, cả trong nội bộ lẫn với đối tác bên ngoài. Kỹ năng sử dụng email thành thạo là một yêu cầu quan trọng đối với mọi nhân viên ở tất cả các vị trí công việc. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng khám phá CC là gì trong email và cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả.

CC là gì?

Trong email, CC là từ viết tắt của Carbon Copy, có thể được dịch là Bản sao gửi kèm. Khi bạn sử dụng CC trong email nghĩa là bạn gửi một bản sao của email cho những người khác ngoài người nhận. CC nằm ở vị trí góc phải của ô “To” trong gmail.

Những người được gắn trong mục CC sẽ nhận được email giống như người nhận chính, có thể trả lời email đó cũng như thấy được danh sách người nhận chính và cả CC, nhưng họ không phải đối tượng chính của nội dung email.

Phân biệt CC và BCC

BCC là từ viết tắt của Blind Carbon Copy”, có thể được hiểu là Bản sao mù. Mục BCC cũng nằm bên phải ô “To” trong Gmail, bên phải mục CC. Những địa chỉ email được điền vào BCC sẽ nhận được một bản sao của email và những người nhận sẽ không nhìn thấy được những địa chỉ email này. Mục đích của BCC là bảo mật danh sách người nhận và tránh việc chia sẻ thông tin cá nhân cần thiết.

Với CC, nó cho phép tất cả người nhận chính và những người được CC sẽ thấy danh sách những địa chỉ mail nhận được email đó. Còn đặc điểm lớn nhất của BCC đó là ẩn danh sách người nhận để bảo vệ sự riêng tư, đồng thời không hiển thị trong email trả lời, nghĩa là khi có ai trả lời email mà bạn đã gửi có sử dụng BCC, những người có trong mục BCC sẽ không nhận được phản hồi đó vì họ không thấy được nhau.

Bên cạnh đó, BCC thích hợp cho việc gửi email đến nhóm lớn trong trường hợp bạn không muốn tiết lộ địa chỉ người nhận cho nhau. Còn CC được dùng trong những trường hợp giới thiệu người liên quan hay phụ trách công việc được nhắc đến nội dung của email.

Cách sử dụng CC trong email

1.   Khi nào nên sử dụng CC

Với CC, bạn có thể chọn người nhận chính và thêm các địa chỉ email khác vào mục CC để đưa họ vào cuộc trò chuyện. CC thường được sử dụng khi:

• Người gửi muốn tất cả người nhận biết được những ai đã nhận được email
• Khi việc để mọi người biết ai khác cũng được thông báo là có lợi cho tất cả
• Trong các môi trường chuyên nghiệp, nơi sự minh bạch là quan trọng và không có vấn đề gì khi người nhận biết về nhau.

2.   CC hoạt động như thế nào trong email?

Khi bạn CC ai đó trong email, họ sẽ nhận được bản sao của email và danh sách người nhận được CC có thể được nhìn thấy bởi tất cả người nhận trong luồng mail. Đó là lý do bạn nên có sự đồng ý hoặc biết về người bạn CC trong email của mình.

Để trả lời email để danh sách người nhận trong CC có thể nhìn thấy, bạn cần nhấn vào “trả lời tất cả” (reply to all). Khi đó, mọi người trong mục TO, CC và cả BCC đều được tự động nhận được. Nếu bạn chỉ nhấn “Trả lời” (Reply) thì chỉ người nhận chính xem được nội dung email của bạn.

3.   Những điều cần lưu ý khi sử dụng CC

Trong hầu hết trường hợp, CC được sử dụng để giữ ai đó trong cuộc trò chuyện hoặc chia sẻ cùng một email với họ. Tuy nhiên, điều này sẽ tạo ra một số lượng lớn email được gửi tới người nhận mà không phải người nhận chính, thường là những vị trí công việc cấp cao như người quản lý, giám đốc… Nếu mọi email của cấp dưới phải CC họ thì hộp thư của họ sẽ nhanh chóng đầy, dẫn đến việc đọc thiếu mail, dễ bỏ qua những thông tin quan trọng.

Trong một số trường hợp khác, việc CC vào những email không liên quan sẽ khiến người nhận cảm thấy bị “spam” hoặc nhận quá nhiều thông tin không liên quan.

Ngoài ra, các email được CC chiếm không ít không gian lưu trữ không cần thiết trong tài khoản email. Nếu email có tệp đính kèm, các bản sao của tệp đính kèm đó sẽ được tạo ra và gửi đến mọi người nhận trong mục TO và CC.

CC cho phép mọi người trong luồng mail đều có thể thấy địa chỉ của người nhận và danh sách được CC. Chính vì thế, BCC sẽ có tính bảo mật hơn CC, đối với những trường hợp gửi email đến nhóm lớn gồm những người không biết nhau.

Tóm lại, những trường hợp bạn nên tránh dùng CC có thể kể đến như:

• Khi bạn gửi những thông tin nhạy cảm hoặc có tính bảo mật
• Khi bạn không có sự hiểu biết hoặc sự đồng ý của người nhận chính
• Khi bạn giới thiệu cho mọi người một dự án hay nhiệm vụ không liên quan đến họ